会议桌牌为什么不建议用 Word 一张张做？
会前准备桌牌是行政、会务人员最常见的琐碎工作之一。用 Word 做的典型流程是：建一个模板文件，复制 N 份，逐个改名字，再逐个检查字号有没有被挤变形。20 个人还能忍，遇到上百人的论坛、培训班，光改名字就要一两个小时，而且极容易漏改、错改——会场上摆错桌牌是很尴尬的事故。
其实参会名单本来就有 Excel 版：报名表导出、OA 审批单、HR 花名册都是现成数据源。正确做法是让工具读名单、自动套版，人只负责检查。用 SeatMark 全程在浏览器完成，不需要安装软件，名单也不会上传服务器。
准备名单：三列就够
桌牌通常只需要姓名，讲究一点加上单位和职务。Excel 这样准备：
- 表头：姓名、单位、职务（按需增减）；
- 一行一位参会者，姓名列不要留空；
- 如果要按桌次、区域摆放，加一列「桌号」或「区域」，上传后可以按这一列排序，打印出来就是摆放顺序。
选桌牌模板：按摆放方式选
SeatMark 内置的桌牌类模板主要有三款，按会场情况选择：
- A4 半页大桌牌：一张 A4 出 2 枚 210×148 mm 大桌牌，特大姓名，讲座、论坛、大型会议 5 米外清晰可读，对折后可直接立放或插桌牌座；
- 整页大名牌：一张 A4 一枚，适合主席台、面试间、答辩教室的门牌与台签；
- 会议桌牌（多枚版）：一页 10 枚居中大字姓名，适合签到桌、小组研讨的小台卡。
需要双面对折桌牌（正反都印姓名）的做法见双面打印技巧。字体上，正式会议建议宋体或思源宋体；培训、活动可以用思源黑体更现代。SeatMark 内置多款可免费商用的开源中文字体，选择后自动加载。
上传名单生成，重点检查三件事
上传 Excel 后姓名字段会自动匹配，预览区即刻生成全部桌牌。打印前重点检查：
- 长名字有没有被挤压：四字以上姓名、带英文名的要抽查，必要时在设计器里把姓名字段调宽或调小字号；
- 单位名过长：「XX省XX市XX局XX处」这类长单位名建议换行或缩小字号，预览里直接能看到效果；
- 生僻字显示：预览用的字体就是打印字体，生僻字如果预览正常，打印就正常。
打印与裁切
- 纸张选 200g 以上白卡纸，普通激光打印机都能走纸；
- 打印设置选「实际大小 / 100%」，双面桌牌选「短边翻转」；
- A4 半页桌牌沿中线裁开（或按裁切线），对折后立在桌上；插桌牌座的裁成 210×99 mm 或按牌座尺寸微调模板即可——SeatMark 模板尺寸以毫米为单位，可精确改成任何牌座的内衬尺寸。
常见场景变体
- 培训班：加「组别」字段并用不同底色区分小组（模板设计器支持给字段设置背景色块）；
- 评审会：桌牌正面印姓名，背面印单位职务，双面打印一次出齐；
- 招聘面试：用整页大名牌做面试间门牌，姓名换成「第一面试间」等固定文本字段即可；
- 家长会：见专门的家长会桌牌教程，可直接复用学生名单。
整套流程熟练后，从拿到名单到打完一百张桌牌通常不超过十分钟，而且名单变了随时重出，不再有「改 Word 改到眼花」的问题。座次有讲究的正式会议，摆放前建议再对照座次礼仪与桌牌摆放规范核一遍主次顺序，桌牌做得对、摆得也对，会务准备才算真正闭环。