先说清楚：这篇文章教你把 WPS 邮件合并真正做成
网上讲「WPS 邮件合并做桌牌」的教程不少，但很多写到一半就跳步，读者卡在「找不到邮件按钮」「数据源打不开」这类细节上。本文把 WPS 文字（对应 Word 的操作基本一致）做桌牌的完整流程一步不落地写出来，每一步旁边附上在线工具（以 SeatMark 为例）完成同一件事的做法，两条路线怎么走都能走通，你按自己的情况选。
第一步：准备数据源
WPS 做法：把参会名单整理成独立的 Excel 文件，第一行是表头（姓名、单位、职务），一行一人。两个关键细节：① 连接数据源前必须关闭这个 Excel 文件，否则会提示打不开；② 老版本 WPS 对 .xlsx 兼容性一般，遇到打不开时另存为 .xls 格式基本都能解决。
SeatMark 做法：同样的 Excel 直接拖进页面上传即可，.xlsx/.xls/.csv 都支持，文件开着也不影响。
第二步：制作桌牌模板
WPS 做法（这是最花时间的一步）：
- 新建 WPS 文字文档，纸张 A4 纵向、页边距设为 0 或最小值；
- 插入 → 文本框 → 横向文本框，画一个约占半页的框，这是桌牌的一面；
- 按住 Ctrl+Shift 拖动复制出第二个文本框，放到页面上半部分；
- 选中上方文本框 → 绘图工具 → 旋转 → 垂直翻转。这样对折后两面姓名都是正立的（原理见双面桌牌教程）；
- 在文本框里输入示例姓名，设置字体（常用黑体）、字号（三字姓名约 130–150 号）、居中；再右键「设置对象格式」把文本框内边距全部改为 0、垂直对齐设为居中，否则大字号会显示不全；
- 如需背景图，把图片插入页脚层并衬于文字下方，再手动对齐到文本框位置。
没做过的人第一次配置这一步通常要 20–30 分钟，字号、对位、翻转任何一处出错都要返工。
SeatMark 做法：在模板库选A4 半页大桌牌或会议大桌牌，字号、居中、对折排版都是现成的；要改字体字号在可视化设计器里点选调整，单位精确到毫米。这一步约 1 分钟。
第三步：连接数据源并插入合并域
WPS 做法：引用选项卡 → 最右侧「邮件」按钮 → 出现「邮件合并」选项卡 → 打开数据源 → 选中名单文件。然后把光标放进第一个文本框，点「插入合并域」选「姓名」；再把光标放进第二个文本框重复一次。两个文本框都要插域，漏了一个就会出现一面有名字一面空白。插完点「查看合并数据」可以预览真实姓名效果，重点检查长姓名会不会撑破文本框。
SeatMark 做法：上传名单后「姓名」列自动匹配到模板的姓名字段，不需要手动插域；预览区直接显示全部人的真实效果，长名字是否溢出一眼可见。
第四步：合并生成与打印
WPS 做法：邮件合并选项卡 → 「合并到新文档」→ 选「全部」→ 确定，生成一份每人一页的新文档，检查后打印。注意：生成的文档页数=人数，200 人就是 200 页，翻页检查比较费时；名单临时改动（加人、改名）需要回到原模板重新合并一次。
SeatMark 做法：预览确认后直接导出 PDF 或调起浏览器打印；名单变了重新上传 Excel 即可，模板与匹配关系都保留。
两条路线的适用场景总结
| 情况 | 建议 |
|---|---|
| 单位已有沉淀多年的 .docx 合并模板 | 继续用 WPS 邮件合并，迁移无必要 |
| 偶尔做一次、明天就要用 | 在线工具，3–5 分钟出成品 |
| 要做的是信函、通知书等整页文档 | 邮件合并（这是它的主场） |
| 桌牌、座签、胸卡等毫米级多枚排版 | 在线工具，版式精度和效率都占优 |
| 名单频繁变动（会前加人是常态） | 在线工具，重传名单即可 |
| 内网环境只有 WPS、没有浏览器 | 邮件合并（SeatMark 首次加载后可离线用，可覆盖部分场景） |
更系统的两种方案对比（含照片支持、数据检查等维度）见邮件合并 vs 在线工具选型指南。如果决定试试在线方式，打开标签工坊用演示数据几分钟就能走完全程，Beta 期间全部功能免费。