年会物料是 HR 的隐形加班大户
年会筹备清单里，席位卡和桌牌看起来是小事，实际非常吃时间：几百人的座次、开会前三天还在变的名单、领导名字绝对不能错的压力。很多 HR 的做法是在 Word 里逐个敲名字，改一版座次重排一遍，年会前夜加班到凌晨。这篇文章给出一套「名单驱动」的做法：座次只维护在 Excel 里，所有物料批量生成，改座次不再等于重做物料。
年会纸质物料清单
| 物料 | 数量 | 版式建议 | 推荐模板 |
|---|---|---|---|
| 宴会席位卡 | 每人 1 张 | 名片大小小台卡，姓名+桌号 | 签到桌牌版 |
| 领导/嘉宾桌牌 | 主席台+领导桌 | A4 半页对折，大字姓名 | 半页大桌牌/会议大桌牌 |
| 桌号牌 | 每桌 1 个 | 整页大字「第 X 桌」 | 整页名牌 |
| 签到台引导牌 | 3–5 个 | 「签到处」「A–F 区」等 | 整页名牌 |
| 工作人员胸卡 | 工作组人数 | 54×86 mm 标准卡套 | 活动工作证 |
| 抽奖券/号码牌 | 视活动 | 连号打印 | 用编号列生成，见下文 |
第一步：把座次表做成标准名单
座次确定后（通常由行政与各部门负责人敲定），整理成一张 Excel：姓名、部门、桌号、备注（嘉宾/员工/家属）。要点：
- 外部嘉宾的姓名与头衔请与邀请函核对一遍——年会物料最大的事故就是把嘉宾名字或职务写错；
- 桌号列用纯数字或「A1」这类短编码，便于排序；
- 预留 3–5 个「机动席位」行，姓名留空，现场手写应对临时到场。
第二步：批量生成席位卡
在SeatMark 标签工坊上传座次表：
- 选小台卡版式（一页约 10 枚），姓名自动匹配，把「桌号」映射到副字段，卡面同时显示姓名与桌号；
- 按桌号排序后再导出，打印出来天然按桌分好，裁切后直接按桌装袋，布场效率翻倍；
- 正式晚宴建议用衬线字体（宋体/思源宋体），科技风年会用思源黑体；内置开源字体均可商用；
- 200–250g 白卡纸打印，对折立在餐位上；用亚克力座的裁成平片插入。
第三步：领导桌牌与桌号牌
领导桌牌单独出一份小名单（主席台+领导桌，通常几十人），用半页大桌牌模板，姓名字高 30 mm 以上保证 5 米可读；双面对折做法见双面打印教程。桌号牌用整页名牌，数据源就是一列「第 1 桌…第 N 桌」，一分钟生成全部。
第四步：号码牌与抽奖券的小技巧
抽奖号码牌本质是「一列连号」：在 Excel 里用填充柄拉出 001–500 的编号列（设为文本格式保留前导零），上传后用大字模板生成，就是一套连号号码牌。同一编号打两份，一份入抽奖箱一份发到人，即可组成抽奖对。